内容証明郵便の書式の照合

内容証明の書式を決めているのは、郵便法の条文ではなく約款

内容証明について検索すると「1行20字以内、1枚26行以内」という数字がまず出てきますが、この数字は郵便法の条文には書かれていません。

郵便法48条1項が定めているのは「内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する」ということまでで、字数も行数も出てきません。同条2項は、その取扱いが郵便認証司による認証（同法58条1号）を受けるものとしています。

では数字はどこから来るのか。郵便法44条1項が、内容証明を含む特殊取扱を「郵便約款の定めるところにより」実施するものとしており、その郵便約款（内国郵便約款）は、日本郵便株式会社が郵便法68条1項により総務大臣の認可を受けて定める提供条件です。字数・行数を定めているのは、この内国郵便約款123条1項(1)です。

本ツールが示す照合結果でも、根拠として表示されるのは郵便法の条文です。字数・行数のような約款由来の数字は、注記の中で「内国郵便約款123条1項(1)」と出所を添えて示しています。約款は e-Gov 法令検索には収録されておらず、日本郵便のウェブサイトで公表されています。

字数と行数は「組み合わせ」で挙げられている

内国郵便約款123条1項(1)は、まず1行20字以内・1枚26行以内を挙げ、ただし書で「謄本を横書きで作成するときは」別の2通りでも作成できるとしています。日本郵便の「ご利用の条件等」も、縦書きと横書きを分けた表で同じ内容を示しています。

読み落としやすいのは、字数と行数が組み合わせで挙げられている点です。1行26字を選べるのは1枚20行以内と組んだときだけで、1枚40行を選べるのは1行13字以内と組んだときだけです。そのため、

• 1行26字・1枚26行 — 字数だけを見れば26字は挙げられており、行数だけを見れば26行も挙げられていますが、この組み合わせはどこにもありません
• 1行20字・1枚40行 — 40行を選べるのは1行13字以内のときだけです
• 縦書きで1行13字・1枚40行 — 13字×40行は横書きのときの選択肢です

といった紙面が生まれます。本ツールは、字数と行数を別々の上限として見るのではなく、書き方ごとに組み合わせで照合します。

なお、この制限は謄本についてのものです。日本郵便の案内では、受取人へ送る内容文書には字数・行数の制限はないとされています。用紙の大きさや記載用具は内容文書・謄本とも問われず、市販の内容証明用紙以外の用紙やコピーで作成しても差し支えないとされています。

字数の数え方 — 記号・括弧・枠・傍点

「1行20字」を数えるときの決まりも、日本郵便の「ご利用の条件等」に例つきで示されています。

日本郵便のよくあるご質問では、パソコンやワープロで作成したときの行間の空白や文字間の空白は、行数・字数に数えないとされています。

窓口に持って行くもの — 内容文書1通と、謄本2通

内国郵便約款122条は、内容証明郵便物を差し出すときに、内容である文書のほかその謄本2通に内容証明料を添えて内容証明取扱局に提出するものとしています。日本郵便の案内も、窓口に提出するものとして次の4つを挙げています。

1. 内容文書（受取人へ送付するもの）
2. その謄本2通（差出人および郵便局が各1通ずつ保存するもの）
3. 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
4. 内容証明の加算料金を含む郵便料金

謄本のうち1通は差出郵便局が保存し、他の1通は証明を受けたうえで差出人に交付されます（約款120条2項(2)(4)）。訂正の記載がある箇所やつづり目には、郵便局が通信日付印を押します（同条2項(3)）。念のため差出人の印鑑を持参することが案内されています。

内容とするのは文書1通のみです（約款121条1項）。図面や返信用封筒などの内容文書以外の物、為替証書・小切手等の有価証券は同封できないとされています。返信用封筒を入れたいという発想は自然ですが、内容証明とは併せられない点に注意が要ります。

契印・訂正・付記

契印の印章について、日本郵便の案内は、差出人が1名のみの場合は差出人の印章に代えて「契印」等つづり目を明確に示すことができる印章を用いても差し支えないとしています。

訂正・挿入により謄本が520字（＝20字×26行）を超えたときは、料金の計算上2枚として扱われます（約款123条2項）。

一般書留とすること・差し出せる郵便局・料金

郵便法44条3項は、引受時刻証明・配達証明・内容証明・特別送達の取扱いを「書留とする郵便物につき、これをするものとする」と定めています。約款121条3項は内容証明郵便物を一般書留とするものとしており、日本郵便の案内では簡易書留とすることはできないとされています。書留の取扱いでは、引受けから配達までが記録されます（郵便法45条1項）。

差し出せるのは、集配郵便局および支社が指定した郵便局（内容証明取扱局）です（約款120条2項・日本郵便の案内）。すべての郵便局で差し出せるものではなく、取扱いの曜日が限られる局もあります。

料金は、郵便物の料金に、内容証明の加算料金と一般書留の加算料金を加えた額です。

配達証明を差出しの際に併せて請求すると350円が加わります。同文内容証明（同時に2通以上を差し出し、その内容文書が同一内容のもの）は、1通が上記の額、その他は1通ごとにその半額とされています。

差し出した後にできること

内国郵便約款129条は、差出事業所における謄本の保存期間を5年としています。差出人は、その期間内に限り、郵便物の受領証を提示して謄本の閲覧を請求でき（同128条・閲覧料480円）、また差出事業所に謄本を提出して再度証明を受けることができます（同127条）。

内容証明が証明するのは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出したかであって、文書の内容が真実であるかどうかではありません。そのうえで、民法97条1項が意思表示はその通知が相手方に到達した時から効力を生ずると定めているため、解除や催告の通知を出した事実を残す方法として使われます。催告については、民法150条1項が、催告があった時から6か月を経過するまで時効が完成しないと定めています。到達の事実まで記録に残すには、配達証明を併せて付す方法が案内されています。

使うときの注意

• 入力値はブラウザの外に出ません。字数・行数や体裁の回答はサーバーへ送信されません。
• 本ツールが照合しているのは、郵便法の条文と内国郵便約款・日本郵便の公表資料が示す書式と、入力内容との対応関係です。窓口での実際の取扱いは、差し出す郵便局にご確認いただくのが確実です。
• e内容証明（電子内容証明）は電子郵便約款が別の様式を定めており、点字内容証明は約款126条が別の作成方法を定めているため、本ツールの照合の範囲に含めていません。
• 料金は改定されることがあります。差し出す前に日本郵便の最新の料金表でご確認ください。
• 文面そのものの書き方（何を書けば意思表示として通るか）は書式の照合とは別の問題です。個別の事案については弁護士など専門家への相談をおすすめします。